Excel基礎・実務ガイド
Excelは、数字やデータを整理し、計算し、扱いやすくするための表計算ソフトです。仕事で数字を扱う場面や作業を効率化するための土台として、基本から順番に学んでいきましょう。
Excelは、マス目（セル）に数字や文字を入れ、計算や分析を自動で行う「表計算ソフト」です。電卓いらずの自動計算はもちろん、大量のデータから必要な情報を探し出したり、グラフにして一瞬で状況を伝えることができます。
仕事の現場では、ミスなく正確に数値を扱うことが何より大切です。機能が多すぎて難しく感じるかもしれませんが、実務で使う機能は限られています。大切な基本から、少しずつ「仕組み」を理解していきましょう。
Excelの「知りたい」が見つかる
基本講座から実践練習・実務知識まで、役立つ情報をまとめています。Excelを使うと、こんな場面で役に立つ
Excelは、数字やデータが増えたときに力を発揮します。
たとえば、仕事で売上を集計するとします。
10件くらいなら、電卓で計算してもそれほど困りません。
でも、毎月同じ作業をするとなると話は変わります。
数字を入力して、合計を計算して、先月と比べて……。
これを毎回手作業で繰り返していたら、時間もかかりますし、計算ミスも心配になります。
Excelなら、一度計算の仕組みを作っておけば、数字を入れ替えるだけで結果を出せます。
「探す」「並べる」もExcelに任せられる
Excelが便利なのは、計算だけではありません。
たとえば、顧客名簿や商品一覧など、たくさんのデータを扱う場面。
100件、500件とデータが増えてくると、目で探すだけでは大変です。
「この会社だけ表示したい」
「売上の多い順に並べたい」
そんなときに、フィルターや並べ替えを使えば、必要な情報を取り出しやすくなります。
人が一つずつ探すのではなく、Excelに整理してもらう。
これだけでも、仕事の進め方は変わります。
数字を「見る」だけで終わらせない
集めた数字を、そのまま表に並べておくだけでは、分かりにくいこともあります。
たとえば月ごとの売上。
数字を見れば正確な金額は分かります。
でも、
「売上が増えているのか」
「どの月が多いのか」
を伝えるなら、グラフにしたほうが分かりやすいことがあります。
Excelでは、表にまとめたデータからグラフを作り、
数字の変化や傾向を目で確認することができます。
「Excelを使ったことがある」とは
ここは、初心者の方にぜひ知っておいてほしいところです。
Excelをはじめて使う人は、
「セル」という言葉すら知らない。
そもそも、Excelが何のためにあるのかも、まだよく分かりません。
一方で、
「Excelは使ったことがあります」
という人は、実はかなり多くいます。
ただ、講師として見ていると、ここには少し注意が必要です。
会社ですでに用意されているExcelに、
商品名を入力する。
決められた場所に数字を入力する。
それだけなら経験したことがある。
でも、自分で表を作ったことはない。
計算式を入れたこともない。
データを並べ替えたり、必要なものだけ表示したこともない。
そうなると、
「Excelを使ったことがある」けれど、
「Excelを使える」とはまだ言いにくい。
これは、決して珍しいことではありません。
「使ったことがある」から「使える」へ
Excelをはじめて使う人も、
Excelに入力した経験がある人も、
まずは「Excelで何ができるのか」を知ってほしいと思っています。
毎回同じ計算をしている。
大量のデータから必要なものを探している。
数字を並べているけれど、いまひとつ状況が伝わらない。
そんなときに、
「Excelに任せられることはないかな？」
と考えられる。
そして、
自分で表を作り、計算し、データを整理し、必要ならグラフにする。
そこまでできるようになって、初めて、
「Excelを使えます」
と言えるようになります。
最初から難しい機能を覚える必要はありません。
まずはセルに入力するところから。
そこから計算や表作成、データの整理へと、一つずつできることを増やしていけばいい。
「使ったことがある」から「使える」へ。
それが、ぱそトレ！で目指してほしいExcelの力です。